Podmiot wyłączony z KSeF musi otrzymać fakturę wystawioną w systemie
W 2026 r. nie każdy podmiot wystawiający i otrzymujący faktury będzie miał obowiązek posługiwania się Krajowym Systemem e-Faktur. Z obowiązkowego KSeF wyłączone są m.in. osoby fizyczne nieprowadzące działalności czy podmioty zagraniczne (zarówno dostawcy, jak i odbiorcy). Problem może pojawić się w sytuacji, gdy podatnik będzie zobowiązany do wystawienia faktury na taki podmiot. Co powinien zrobić i w jaki sposób przekazać odbiorcy fakturę wystawioną w KSeF?
Wystawianie faktur dla podmiotów wyłączonych z KSeF
Ogólną zasadą będzie wystawianie faktur poprzez Krajowy System e-Faktur oraz ich przekazywanie kontrahentom w systemie – z pewnymi jednak wyjątkami. Co zatem w sytuacji, gdy faktura będzie wystawiona na podmiot, który z systemu nie korzysta, jak np. kontrahent zagraniczny?
W takiej sytuacji podatnik będzie musiał:
Bardzo istotne jest w powyższej sytuacji udostępnienie nabywcy faktury w sposób z nim uzgodniony.
Ważne! Przepisy nie podpowiadają, jaka forma uzgodnienia jest właściwa; w gestii stron transakcji pozostaje także sposób udostępnienia.
Bardzo istotne kody QR
To, na co należy zwrócić uwagę, to konieczność oznaczania wydruków, które będą stanowić wizualizację e-faktury, kodami weryfikującymi QR. System z założenia ma zapewnić możliwość weryfikacji po kodzie QR, czy faktura na pewno została wystawiona w KSeF oraz czy wystawił ją uprawniony do tego podmiot.
Ważne! Po kodzie QR druga strona transakcji będzie mogła „odnaleźć” fakturę w KSeF bez konieczności uwierzytelniania się.
Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT (w wersji obowiązującej od 1 lutego 2026 r.), w przypadku udostępnienia faktury w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (lub w przypadku użycia tej faktury poza KSeF), podatnik będzie zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
Ważne! W przypadku wystawiania faktur w trybie online i przekazywania ich wizualizacji nabywcy (np. osobie fizycznej) na fakturze powinien znaleźć się jeden kod QR.
W interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 kwietnia 2024 r. (znak 0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST) organ m.in. wskazał, że każda zwizualizowana faktura musi zostać oznaczona kodem QR, nawet jeśli podatnik nie zakłada, że odbiorca faktury będzie go skanował i szukał w systemie. Oznacza to, że również w transakcjach międzynarodowych – jak WDT czy eksport towarów – kod QR musi pojawić się na dokumencie zwizualizowanym z pliku xml i przesłanym kontrahentowi w postaci papierowej lub w formie pliku PDF drogą mailową.
Faktura i wizualizacja
Jak wynika z powyższego, podatnik dokonujący dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotów, które nie korzystają z KSeF na podstawie przepisów ustawy o VAT, ma co do zasady obowiązek wystawiania takich faktur i wysyłania ich do systemu. Jednocześnie dochodzi jednak drugi obowiązek – przekazania wizualizacji takiej faktury odbiorcy, by mógł on posługiwać się takim dokumentem bez konieczności korzystania z systemu (a często w ogóle bez takiej możliwości).
Podstawa prawna:
Są rozporządzenia wykonawcze do KSeF
Minister finansów i gospodarki podpisał cztery rozporządzenia wykonawcze dotyczące funkcjonowania KSeF – potwierdził we wtorek resort finansów. Rozporządzenia określają m.in.: zasady korzystania z KSeF, w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA, przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a także zasady wystawiania faktur uproszczonych.
Więcej w bezpłatnym serwisie Prawo.pl>>
Drugi biznes w trakcie „ulgi na start” może pozbawić kolejnej preferencji w ZUS
Gdy przedsiębiorca korzystający z ulgi na start przystąpi do spółki cywilnej, nie będzie miał prawo do opłacania preferencyjnych składek. Taki wniosek wynika z indywidualnej interpretacji ZUS wydanej 7 listopada 2025 r. (znak DI/200000/43/967/2025).
W stanie faktycznym, który oceniał ZUS, przedsiębiorca korzystał z ulgi na start. W tym okresie zamierzał rozpocząć inną działalność gospodarczą jako wspólnik spółki cywilnej. Powstała jednak wątpliwość, czy rozpoczęcie tej aktywności uniemożliwi mu korzystanie następnie z preferencyjnych składek.
Ulga na start
Z art. 18 prawa przedsiębiorców wynika, że osoba fizyczna podejmująca działalność nie musi zgłaszać się do ubezpieczeń społecznych przez pierwsze sześć miesięcy, jeśli:
• podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia oraz
• nie wykonuje jej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywała czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy.
Powyższy przepis pozwala osobie rozpoczynającej wykonywanie działalności gospodarczej nie opłacać składek przez sześć miesięcy. To tzw. ulga na start.
Ważne! Przedsiębiorca może zrezygnować z ulgi na start przez dokonanie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych.
Potem składki preferencyjne
Kolejna ulga wynika z art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten przewiduje możliwość opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od podstawy zadeklarowanej, nie niższej niż 30% minimalnego wynagrodzenia. Taka możliwość przysługuje w okresie pierwszych 24 miesię-cy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej (albo od zakończenia korzystania z ulgi na start).
Prawo do preferencyjnych składek nie przysługuje osobom, które:
• prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej prowadziły pozarolniczą działalność,
• wykonują działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.
Stanowisko ZUS
Zdaniem przedsiębiorcy mimo uzyskania statusu wspólnika spółki cywilnej będzie on mógł korzystać zarówno z ulgi na start, jak i ze składek preferencyjnych. ZUS był jednak innego zdania.
Powołał się na ww. przepisy prawa przedsiębiorców i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Organ wskazał m.in., że gdy przedsiębiorca w okresie ostatnich 60 miesięcy przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadził innej pozarolniczej działalności gospodarczej oraz nie wykonuje jej na rzecz byłego pracodawcy, to na podstawie art. 18 ust. 1 prawa przedsiębiorców nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez okres sześciu miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej (ulga na start) – i to nawet w sytuacji wstąpienia do spółki cywilnej.
Przedsiębiorcy nie będzie jednak przysługiwało prawo do preferencyjnych składek. Jak wskazał ZUS: (…) przedsiębiorcy nie będzie przysługiwało prawo do deklarowania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej od podstawy wymiaru w wysokości zadeklarowanej kwoty nie niższej jednak niż 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę przez okres 24 miesięcy kalendarzowych od dnia objęcia ubezpieczeniami w myśl art. 18aa ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. po ustaniu ulgi na start, bowiem przed rozpoczęciem działalności gospodarczej jako wspólnik spółki cywilnej, prowadzona była działalność gospodarcza w okresie korzystania z "ulgi na start".
Jednocześnie ZUS podpowiedział przedsiębiorcy rozwiązanie tego problemu: Zauważyć należy, że w sytuacji rozpoczęcia prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej Przedsiębiorca może zrezygnować z uprawnienia wynikającego z art. 18 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorcy i wybrać jako obowiązkowy tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej (jednoosobowej), zachowując tym samym możliwość do skorzystania z prawa wynikającego z art. 18a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Podstawa prawna:
• art. 18 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 1480)
• art. 18a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 350 ze zm.)
