Dyrektor KIS o fakturach walutowych w KSeF i ich przeliczaniu
Faktury wystawiane w walutach obcych to jeden z tematów, który budzi wątpliwości w perspektywie zbliżającej się rewolucji w fakturowaniu, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnicy coraz częściej zwracają się z pytaniami do organów podatkowych w celu rozwiania wątpliwości i ustawienia od początku procesów w firmie sposób prawidłowy. Jedno z takich pytań dotyczyło faktur walutowych.
Z wątpliwościami do fiskusa przyszedł podatnik – spółka, która posiada w Polsce nieograniczony obowiązek podatkowy. W Polsce ma siedzibę i stałe miejsce prowadzenia działalności. Prowadzi działalność w zakresie sprzedaży surowców chemicznych zarówno w kraju, jak i na rynku zagranicznym oraz w zakresie kompleksowych usług logistycznych. Spółka wskazała, że wystawia faktury zgodnie z wewnętrznym regulaminem fakturowania, z dniem, kiedy powstał obowiązek podatkowy (data faktury jest tożsama z datą dostawy).
Spółka wskazała, że wystawiane przez nią faktury dotyczą również wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz eksportu towarów, w związku z czym mogą zdarzyć się sytuacje, gdy informacje o dokonanej dostawie będą docierać do przewoźników z kilkudniowym opóźnieniem. W takich sytuacjach będzie ona wystawiać faktury z datą powstania obowiązku podatkowego w VAT, ale po kilku dniach od daty dostawy – niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów potwierdzających dokonanie dostawy towarów.
W związku z wejściem w życie KSeF spółka rozpoczęła pracę nad dostosowywaniem systemu komunikacji do współpracy z KSeF. Planuje wystawianie faktur w systemie wewnętrznym, a następnie ich wysyłkę do KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego. W praktyce może się zdarzyć, że wysyłka faktury ustrukturyzowanej do KSeF nastąpi innego dnia niż wskazany w dokumencie. Data wytworzenia faktury mogłaby być inna niż data wskazana w polu P_1 faktury oraz inna niż data wysłania dokumentu do systemu.
Spółka powzięła wątpliwości w zakresie daty wystawienia faktury, oraz – co istotne – ustalenia kursu waluty właściwego do przeliczenia podstawy opodatkowania zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Stanowisko podatnika…
Wnioskodawczyni wskazała, że analizując przepisy ustawy o VAT należy uznać, że w przypadku wysłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur w terminie późniejszym niż data wskazana w polu P_1 struktury FA(3), za datę jej wystawienia należy uznać datę umiejscowioną w polu P_1 tej faktury, a nie dzień jej przesłania do KSeF.
W przypadku przeliczania kwot wyrażonych w walutach obcych należy zaś wskazać, że ich przeliczenie powinno następować według kursu średniego ogłoszonego przez NBP z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Ten zaś należy określić w przypadku faktur wystawianych przez spółkę – gdy data faktury jest równa dacie dostawy – jako dzień wskazany w polu P_1, a nie jako dzień wytworzenia faktury w KSeF.
… zgodne ze stanowiskiem organu
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z takim stanowiskiem spółki. Wskazał przede wszystkim, że zgodnie z przepisami, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika (w polu P_1), to faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze, a nie data wysłania faktury do KSeF.
W kwestii przeliczenia kwot wyrażonych w walutach obcych organ wskazał – potwierdzając stanowisko spółki – że w przypadku wystawienia faktury z datą, która odpowiada momentowi powstania obowiązku podatkowego lub dacie sprzedaży, natomiast wysyłka do KSeF nastąpi następnego dnia roboczego, za dzień wystawienia faktury uważa się datę wystawienia wskazaną przez podatnika.
Ważne! Wystawiając faktury w walutach obcych możliwe jest przeliczenie według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.
Dlatego też spółka na prawo przeliczać kwoty według kursu z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury wskazany w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym P_1.
Interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 grudnia 2025 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.760.2025.1.MR
Rewolucja w kontaktach z urzędami? Już niedługo e-doręczenia
2026 rok to nie tylko zmiany dla przedsiębiorców w zakresie fakturowania (KSeF). Od 1 stycznia zmieniają się zasady kontaktów między podmiotami publicznymi (m.in. urzędami) a prywatnymi. Te pierwsze będą miały obowiązek korzystania z e-doręczeń w kontaktach z podmiotami prywatnymi, o ile przepisy nie będą przewidywać innej formy komunikacji (np. ePUAP). Jednak nie tylko urzędy będą w 2026 r. korzystać z e-doręczeń. Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze terminy, które obowiązują ich w zakresie e-doręczeń, by nie umknęła im korespondencja z urzędów.
E-doręczenia stanowią prawnie wiążący cyfrowy środek komunikacji, który jest równoważny tradycyjnym przesyłkom listowym za potwierdzeniem odbioru. W dłuższej perspektywie ma on zastąpić komunikację papierową – nie tylko z urzędami, ale również z sądami powszechnymi we wszelkich sprawach.
W ramach systemu e-doręczeń każdy użytkownik systemu otrzyma unikalny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), który będzie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a także dedykowaną skrzynkę do obsługi e-doręczeń. Za jej pomocą użytkownik będzie wysyłał oraz odbierał korespondencję.
Co istotne, e-doręczenia nie są obowiązkowe dla obywateli niebędących przedsiębiorcami, jednak w przypadku posiadania przez nich adresu elektronicznego w systemie muszą być oni świadomi, że wszelka korespondencja będzie dostarczana wyłącznie na ten adres (z pominięciem drogi papierowej).
Co ze skrzynkami ePUAP?
1 stycznia 2026 r. e-doręczenia zastąpią dotychczas używane skrzynki ePUAP. Komunikacja w ten sposób będzie od nowego roku skuteczna jedynie w przypadkach określonych w przepisach szczególnych. W pozostałych sytuacjach korespondencja nadana w ten sposób może zostać uznana za nieskuteczną, co może wiązać się z określonymi konsekwencjami dla podmiotów.
Ponadto Ministerstwo Cyfryzacji wskazało, że:
• zarówno obywatel, jak i firma nie załatwią skutecznie sprawy online, jeśli urząd nie ma aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (choć co do zasady od 1 stycznia 2026 r. każdy podmiot publiczny powinien taki posiadać),
• przestanie obowiązywać fikcja doręczenia dla korespondencji wysłanej z urzędu do podmiotu niepublicznego przez ePUAP,
• komunikacja między urzędami będzie mogła nadal odbywać się przez ePUAP, podobnie jak korespondencja kierowana np. do sądów administracyjnych,
• e-usługi będą zintegrowane z e-doręczeniami w przypadku usług, dla których przepisy szczególne nie określają ePUAP jako jedynego kanału komunikacji.
Terminy na wdrożenie e-doręczeń
Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze terminy, które obowiązują ich w zakresie e-doręczeń, tak by nie umknęła im korespondencja z urzędów. Z informacji udostępnionych na stronie biznes.gov.pl wynika, że termin na wdrożenie e-doręczeń zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG lub KRS. I tak:
• firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 r., zakładają skrzynki do e-doręczeń podczas rejestracji działalności (automatycznie w formularzu rejestracyjnym),
• firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., muszą mieć adres do e-doręczeń od 1 października 2026 r.,
• firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 r., muszą posiadać adres do doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.,
• przedstawiciele zawodów zaufania publicznego mają obowiązek posługiwania się e-doręczeniami od 1 stycznia 2025 r.
Czasowe rozwiązanie
Obowiązek posługiwania się przez urzędy e-doręczeniami nie oznacza, że każdy mały przedsiębiorca musi mieć adres do doręczeń elektronicznych już od 1 stycznia 2026 r. W przypadku braku takiej skrzynki – m.in. w związku z odległym terminem na jej obowiązkowe założenie – urząd będzie korzystał z tzw. Publicznej Usługi Hybrydowej. Będzie ona polegała na tym, że urząd nada pismo poprzez e-doręczenia, ale operator usługi (aktualnie Poczta Polska) będzie po wprowadzeniu listu do systemu drukował go i doręczał w formie wydruku – jak dotychczas.
Ważne! Dopiero od 1 października 2026 r. każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będzie miał obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń, na który będzie otrzymał urzędową korespondencję.
Podstawa prawna:
• ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1045)
Renta wypadkowa nie zwalnia przedsiębiorcy z opłacania składek
Przedsiębiorca, który ma ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy, musi opłacać składki na ubezpieczenia społeczne do czasu nabycia prawa do emerytury. Taki wniosek wynika z interpretacji ZUS wydanej 28 listopada 2025 r. (znak DI/100000/43/1108/2025).
W stanie faktycznym, który oceniał ZUS, przedsiębiorca był wspólnikiem spółki cywilnej. Uległ on wypadkowi przy pracy, a następnie przebywał na zwolnieniu lekarskim i pobierał zasiłek chorobowy oraz świadczenie rehabilitacyjne. Uzyskał rentę z tytułu niezdolności do pracy w związku z tym wypadkiem. Powziął wątpliwość, czy może korzystać ze zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w okresie pobierania świadczenia rentowego z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy.
Katalog tytułów do ubezpieczeń społecznych
Osoby prowadzące na obszarze Polski pozarolniczą działalność podlegają obowiązkowi ubezpieczeń emerytalno-rentowych zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Z art. 9 ust. 4c ustawy systemowej wynika natomiast, że osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, które mają ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym do czasu ustalenia prawa do emerytury.
Stanowisko ZUS
W ramach analizy ZUS wskazał, że obowiązek wskazany w art. 9 ust. 4c ustawy systemowej dotyczy osób, które decyzją ZUS mają ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy z systemu powszechnego. Dotyczy to rent z tytułu niezdolności do pracy, o których mowa w:
• ustawie z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 1749),
• ustawie z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 1644).
Finalnie ZUS przyjął, że skoro przedsiębiorca pobiera rentę z tytułu niezdolności do pracy z systemu powszechnego, to istnieje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.
Podstawa prawna:
• art. 6 ust. 1, art. 9 ust. 4c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 350 ze zm.)
Podatki 2026 - niektórzy zapłacą więcej
Duża grupa przedsiębiorców zapłaci w 2026 r. wyższe daniny - przede wszystkim za sprawą podwyżki składki zdrowotnej. Mniej opłacalny będzie też leasing samochodów spalinowych, co przełoży się na wzrost podatków. Wiele wskazuje jednak na to, że to nie koniec podwyżek, a rok 2026 może być ostatnim na skorzystanie z niektórych preferencji. Wraca bowiem pomysł ograniczenia m.in. ulgi IP Box (stawka 5 proc.), estońskiego CIT czy sprzedaży bez podatku poleasingowego samochodu.
